Skargi i wnioski

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W CENTRUM TERAPII NERWIC

Rozdział I Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

1. W Centrum Terapii Nerwic  skargi i wnioski przyjmowane są przez:  Prezesa
2. Dyrekcja przyjmuje skargi i wnioski w każdy poniedziałek od godziny 10:00 do 15:00.
3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą faksu a także ustnie do protokołu.
4. Pracownik, który otrzymał skargę dotycząca jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie Dyrektorowi Centrum.
5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt.2 stanowi załącznik nr.1 do niniejszej procedury.
6. Dyrektor za pomocą wyznaczonej osoby prowadzi rejestr skarg i wniosków, który przechowywany jest w sekretariacie. Raport o przyjętych i rozpatrzonych skargach przekazywany jest członkom Rady Społecznej.
7. Skargi i wnioski przekazywane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.
8. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska(nazwy) oraz adresu wnoszącego-anonimy.
9. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
   • liczba porządkowa,
   • data wpływu wniosku/skargi,
   • data rejestrowania skargi /wniosku,
   • adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,
   • informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,
   • termin załatwienia skargi/wniosku,
   • imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
   • data załatwienia,
   • krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy
   • Rejestr musi zostać opieczętowany pieczęcią firmową, a kartki rejestru muszą być ponumerowane chronologicznie.
10. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości CTN.

Rozdział II Kwalifikowanie skarg i wniosków

1. Kwalifikowania spraw: jako skargi lub wnioski dokonuje Dyrektor Centrum.
2. Każda sprawa zakwalifikowana przez Dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, Dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienie lub uzupełnienie, z pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozstrzygnięcia.
4. Skargi/wnioski, które nie nalezą do kompetencji CTN, należy zarejestrować, a następnie z pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym jednocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma pozostawić w dokumentach Centrum.
5. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji Centrum.
6. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpatrzenia.
7. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru nad pracownikami CTN.

Rozdział III Rozpatrywanie skarg i wniosków

1. Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.
2. Imienny wykaz osób upoważnionych do rozpatrywania skarg/wniosków zawiera załącznik nr. 3 do niniejszej procedury.
3. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:
   • oryginał skargi/wniosku,
   • notatkę służbową informującą o sposobie załatwiania skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego -załącznik nr 2,
   • materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,
   • odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,
   • inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
4. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
   • oznaczenie organu, od którego pochodzi,
   • wyczerpującą informację o sposobie załatwiania sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
   • faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,
   • imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
5. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie Centrum Terapii Nerwic Moszna-Zamek.

Rozdział IV Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.
2. Skargę/wniosek rozpatruje się:
   • do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejmie, senator lub radny,
   • do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,
   • do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,
3. Do siedmiu dni należy:
   • przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu za wskazaniem organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu,
   • przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub, gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości,
   • przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów,
   • przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,
   • zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku,
   • udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazana nowych okoliczności sprawy.